Как переформатировать офис в соответствии с новой реальностью?

Иван Гуськов, сооснователь Apollax Space – о том, как переформатировать офис в соответствии с новой реальностью, сократив при этом финансовые, временные и организационные издержки.

Организация офисов долгое время считалась сферой традиционной, где новые тренды появлялись редко и развивались медленно. Даже пресловутый open space, завоевавший российский рынок к началу пандемии, распространился на западе уже десять лет назад. Сегодня все изменилось: эпидемиологические риски заставляет компании по всему миру отказываться от открытых пространств в пользу зонирования. Необходимость перемен диктуют и цифровые преобразования, частичный дистант и переход к новым типам организации работы сотрудников вроде agile и проектной занятости. Таким образом, сегодня на рынке сформировались два ключевых офисных тренда: развитие изолированности и одновременно с этим – создание пространств для безопасной командной коммуникации. Дизайнеры и архитекторы одними из первых отреагировали на возникший запрос.

Появилось множество решений – зонирование мобильными перегородками, новые системы вентиляции и озеленения, и даже строгая разметка движения сотрудников, как на автомобильных трассах. Рынок ИТ, в свою очередь, готов предложить новые инструменты вроде desk-booking ПО, которое позволяет управлять гибридным офисом, где всегда находится ограниченное число сотрудников.

Как происходит переформатирование?

Переход на офис нового типа начинается с выбора типа помещения. Три главных варианта размещения: Аренда офиса в бизнес-центре обычно сопровождается проведением некоторых работ по модернизации пространства – шанс найти готовое помещение с идеальным зонированием под нужды и процессы компании крайне невысок. Кроме того, на плечи арендатора ложатся работы по сопровождению и эксплуатации офиса. Аренда стандартного коворкинга – более дешевый вариант. Арендатор освобождается от затрат на эксплуатацию. Помещения коворкингов больше классических офисов соответствуют концепции безопасной командной работы, но при этом подразумевают соседство с другими компаниями и минимальные изменения в интерьере. Аренда гибкого сервисного офиса – один из самых оптимальных вариантов помещения. Содержит в себе все плюсы коворкинга: стоимость, свободная планировка пространства, обслуживание здания. Но при этом арендаторы имеют возможность вносить изменения в планировку в соответствии со своими потребностями и корпоративным стилем компании. Кроме того, гибкие офисы обеспечивают изолированность одной организации от другой, что делает пространство более безопасным.

Планировка современного офиса

Несколько ключевых элементов позволяют добиться нужного сочетания изолированности, с одной стороны, и комфорта для командной работы, с другой. Модульный дизайн – на сегодняшний день это один из главных инструментов для простой и быстрой организации офисного пространства. Что очень важно, решение обеспечивает условие социального дистанцирования, но при этом обходится в разы дешевле по сравнению с возведением новых стен и капитальных перегородок. Именно модульный дизайн позволяет создать современное agile-пространство. Применение такой технологии дает возможность в любой момент времени менять планировку помещения под нужды компании. Многие работодатели уже давно используют этот инструмент в своих офисах, как например, Yandex. Мини-переговорные и комнаты для цифровой коммуникации. Частичная удаленная работа и сложная эпидемиологическая ситуация заставляют работодателей задуматься о создании помещений для общения по видео и аудио связи, в том числе между сотрудниками внутри компании. Так называемые Skype-комнаты и помещения для видеоконференций должны быть оборудованы шумоизоляцией и всей необходимой аппаратурой. Крупные бренды закладывают небольшие кабинки на этапе проектирования – например, их можно встретить в офисе Сбер для диджитал специалистов. Если компания переформатирует офис старого типа, для этих нужд можно использовать небольшие закрытые кабинеты, в которых раньше сидели маленькие отделы.

Зоны отдыха.

Концепция современного офиса предполагает создание не только рабочих пространств, но и помещений для релаксации, которая необходима, в конечном итоге, для большей продуктивности. Многие компании идут немного дальше, чем просто комнаты с диванами и столиками. Например, в здании Money.co.uk находится свой кинотеатр в стиле “Звездных войн” с попкорн-автоматом. Российская Avito установила для своих сотрудников капсулы сна, а некоторые работодатели устраивают для команд VR-тренировки. В условиях ограниченных материальных ресурсов кинотеатр или собственный спортзал может быть непозволительной роскошью. Есть несколько простых приемов, как сделать зону отдыха функциональной. Например, отведите помещение с самым хорошим видом из окна не под кабинет гендиректора, а под место для релаксации. Созерцание – мощный инструмент разгрузки и естественная психологическая терапия для сотрудников. Уюту способствует современная мягкая мебель и обилие растительности.

Оснащение офиса

На финальном этапе важно быстро и без лишних затрат обустроить и подготовить пространство к непосредственному выполнению рабочих задач. На чем можно сэкономить, а что, наоборот, требует пристального внимания? Мебель играет важную роль в продуктивности. Если вы решили обновить ее полностью, обратите внимание на фурнитуру нового типа, которая может быть модернизирована в любой момент, без дополнительных финансовых затрат – например, раздвижные столы. При создании современного офиса лучше выбирать мебель эргономичную, которая не только занимает минимальное место и идеально вписывается в любой интерьер, но просто комфортна и безопасна, как, например, в главном офисе Мегафон. Несколько советов, как сэкономить: Поставщики мебели тоже используют инструмент лояльности "приведи друга". Выясните в ближайшем окружении, кто недавно обновлял офисный интерьер и стал обладателем дисконта на следующую покупку. Не стесняйтесь и в этом случае просить индивидуальную скидку, особенно на массовый заказ. Обратите внимание на офисную мебель, бывшую в употреблении, либо после реставрации. Цены бывают ниже на порядок, а качество не уступает первичному. Нередко покупатель получает гарантию с тем же сроком, что и на новую. Рассмотрите возможность аренды мебели на время проведения специальных мероприятий, если речь идет о редко используемых и крупных элементах: большие столы, трибуны, представительские диваны и кресла.

Цифровая инфраструктура и кибербезопасность.

Вопрос создания своей защищенной сетевой инфраструктуры должен быть в приоритете. Совокупность специального оборудования, помещения под него и программного обеспечения, создающего основу для эффективного обмена информацией и работы с коммерческими приложениями, как правило, имеет высокую стоимость. Альтернатива – аренда серверных мощностей в различных сертифицированных ЦОДах, например, компании Mail.ru. Такие сервера не только обладают гибкой конфигурацией, т.е. позволяют настраивать как техническую, так и программную часть, но и обладают высоким уровнем защищенности. Приложения для удаленных коммуникаций – вопрос персонального выбора для каждой компании. Корпоративные решения вроде Jira лучше защищены, а массовые (Skype, Zoom) экономят время на отладку взаимодействия с партнерами и клиентами. Небольшой лайфхак, как сэкономить на услугах связи: рассмотрите комплексные предложения (интернет, телефония, облачное хранилище и ЦОД). Многие провайдеры не афишируют скидки, но дают их тем, кто заказывает услуги полного цикла.

Инструменты HR.

Управление "офисной миграцией" в эпоху гибридной занятости требует интеграции технологических решений во все процессы. Для каждой задачи можно подобрать самостоятельный продукт: например, для постановки задач и контроля их исполнения - Redmine, Trello или Notion; для отслеживания числа сотрудников на удаленке и в офисе (чтобы помещение не было переполненным), а также контроля продуктивности - Hurma System, MAS Project или Worksman. При выборе любого приложения стоит обращать внимание на бесплатный функционал: может оказаться, что на начальном этапе его будет вполне достаточно.

Комплексное обслуживание.

При планировании офиса важно продумать все нюансы обеспечения бесперебойной работы команды, а значит – выбрать сервисные службы: клининг, доставка воды, мелкий ремонт. Вместо самостоятельного поиска подрядчиков можно прибегнуть к шерингу с соседями по офисному зданию. Принцип тот же, что и в случае с сотрудником ресешпна, который отвечает на простейшие вопросы по скриптам 2-4 небольших компаний. Так же можно поступить с клинингом, заключив смежный договор. Офис сегодня - это не просто место работы, а пространство для роста, творчества и плодотворного нетворкинга. Бюджет на его реализацию может быть разным, но даже маленькая компания с помощью современных офисных технологий способна сделать его более комфортным и безопасным.

Источник - CRE Фото: Lovepik