Как уменьшить затраты на офис?

Несмотря на позитивные сигналы восстановления, подаваемые рынком коммерческой недвижимости, для многих арендаторов по-прежнему остается актуальным вопрос оптимизации издержек на аренду офиса, поскольку содержание помещения входит в ТОП-3 основных затрат любой организации. Бизнес при этом получает новые задачи и развивает направления, требующие дополнительных вложений, поэтому сокращение штата как способ экономии площади нередко сказывается негативно на успехах компании. О том, как сократить затраты на офис, не сокращая при этом штат сотрудников, рассказывает Ирина Сафина, директор департамента коммерческой недвижимости компании Blackwood. 

1. Самый распространенный сейчас способ - возможность перевода части сотрудников на удаленную работу. Процент сотрудников, которые могут работать удаленно без ущерба скорости выполнения и качеству работы, определяется индивидуально в каждой компании. Перевод сотрудников на удаленную работу при текущей оснащенности компаний различными дистанционными средствами контроля (программами, инструментарием для онлайн-совещаний и прочего) перестает быть чем-то из ряда вон выходящим, а становится реально выгодным способом экономии и сокращения требуемых офисных рабочих мест.

2. Привлечение специалистов на аутсорсе для ряда задач. Решение некоторых вопросов и ведение части направлений компании можно поручить опытным подрядным организациям: с PR, SSM, дизайном и даже бухгалтерией в микроорганизациях могут справиться сторонние подрядчики, и у компании не будет необходимости «раздувать» штат.

3. Реализация лишних помещений. Сдача части помещений в субаренду, организация собственного коворкинга, аренда вендинговых аппаратов – все это возможности для извлечения прибыли из офисного помещения, которое стало чересчур дорогостоящим для компании.

4. Ревизия имеющейся мебели и использование последних тенденций в интерьере офисного пространства: например, вместо громоздких шкафов можно использовать мобильные ящики-ячейки, которые уже активно применяются иностранными компаниями. Также на пользу офисной экономии пойдет уменьшение зоны ресепшн, новая конфигурация перегородок и переговорных комнат: современный офис должен быть гибким и легко трансформируемым. Старую ненужную мебель и лишнюю технику можно продать по остаточной стоимости, что давно уже стало распространенной практикой не только среди закрывающихся, но и вполне успешно функционирующих компаний, практикующих вдумчивый подход к организации своего офиса.

5. Изучите возможности экономии на коммунальных расходах, вентиляции и теплоснабжении. Наверняка оптимизировав количество постоянно работающих в офисе кондиционеров, возможно и оптимизировать использование инженерных систем и сократить расходы на обслуживание.