Стильный и функциональный офис может выполнять функции HR-службы

Приходило ли вам в голову, что стильный и функциональный офис может выполнять функции HR-службы? Пока в одних компаниях директора по персоналу уговаривают ценных кандидатов сделать выбор в их пользу, в других эту задачу решает офисный интерьер, являясь ключевым мотиватором «роста и развития».

Судите сами: если работодатель организовал в офисе мягкую зону для неформальных переговоров, телефонные будки для личных бесед, кофе-пойнты и проджект-румы,  скорее всего, он 1) неравнодушен к удобству и комфорту своих сотрудников; 2) вряд ли мыслит категориями «человеко-часов»; 3) понимает, что «благоприятная офисная среда» - это и творческая атмосфера, и возможность быть свободным в принятии решений. А что еще нужно состоявшемуся специалисту, ищущему корпоративного вовлечения?

Об этом и многом другом говорили административные директора ведущих российских и международных компаний, а также представители консалтингового, строительного, архитектурного и мебельного бизнеса в рамках традиционного делового завтрака Admin Breakfast, организованного Kinnarps. Завтрак, прошедший в этот раз в Санкт-Петербурге, собрал свыше 80 профильных специалистов.

Любой проект смены офиса начинается с подбора помещения, определения критериев будущего пространства, важных для каждой конкретной компании. О том, как сделать этот процесс эффективным и безболезненным, рассказала Регина Волошенко, руководитель отдела по работе с владельцами офисных помещений компании JLL в Санкт-Петербурге. После того, как бюджет на смену офиса и его критерии согласованы, компания (в идеале — с помощью профессионального консультанта) должна формировать лонг-лист объектов недвижимости, соответствующих критериям. По словам эксперта, важно доехать до всех выбранных объектов, «пощупать» их, чтобы понять, насколько они соответствуют потребностям компании. «У нас есть практика, которая позволяет  объективно анализировать объекты согласно критериям компании и их приоритетности. Это таблица, в которой каждому критерию присвоен коэффициент значимости. Таким образом, для  каждого объекта выводится средневзвешенный балл и определяются лидеры. При этом даже если у вас есть ярко выраженный лидер, мы рекомендуем не работать только по одному варианту, а запараллелить переговоры по нескольким зданиям - ведь никогда не известно, чем закончатся переговоры по объекту-фавориту».

После того, как офис подобран, наступает время для проектирования. По словам Николая Миловидова, управляющего  партнера UNK Projeсt, архитектора можно подключать к проекту еще на этапе подбора помещения, ведь офис офису рознь, и два объекта одинакового метража могут вмещать в себя разное количество персонала. «Для того, чтобы сделать правильный выбор, для объектов, вошедших в шорт-лист, можно заказать тест-фит, предусматривающий создание тестовой планировки для заказчика. Эта процедура позволит оценить функциональность выбранных помещений, их эффективность и понять, в котором из них компания будет чувствовать себя лучше», - рассказал эксперт. Что касается проектирования будущего офиса, то, по словам Миловидова, для заказчика крайне важно правильно поставить  задачу архитектору. «Интересно свою задачу на проектирование сформулировала нам команда Mail.ru. Им нужен был такой офис, чтобы  «любой пришедший туда кандидат не хотел с ним расставаться», - рассказал эксперт. В итоге идея офиса была построена вокруг нанимающегося на работу сотрудника, который должен был, следуя от входной группы здания до переговорной, проникнуться духом компании, стать к ней лояльным, и которого - в случае успешного собеседования — брали на работу уже  «тепленьким».

О важности правильной постановки задачи говорил в своем выступлении и Артем Пантелеев, коммерческий директор компании «Гинт-М».  Когда речь идет о выборе генподрядчика для реализации задуманного, сложно переоценить важность правильно составленного ТЗ. «Недоработки на этапе тендера приводят или к дополнительным расходам в процессе строительства, или к снижению качества материалов, - констатировал эксперт. - Идеальный тендер - тот, который оценивает сопоставимые величины. В документах должны быть заложены конкретные требования к инженерному оборудованию, мебели, перегородкам, дверям, сантехнике, ковровому покрытию».

Ольга Барнова, административный директор JetBrains, в своем выступлении дала несколько практических советов о том, как избежать фатальных ошибок, реализуя проект смены офиса. «Крайне рекомендую еще на этапе заключения договора аренды запрашивать у собственника максимально детальные технические характеристики. Причем оформлено это должно быть как приложение к договору, быть частью сделки, но никак не в виде электронного письма или «устных договоренностей». Кроме того, Ольга подняла вопрос профессионализма заказчика в целом. «По долгу службы заказчику придется довольно плотно общаться и с архитектором, с генподрядчиком в процессе работ. Если у вас нет опыта, нанимайте технических консультантов или профессиональных проектных менеджеров. Потому что контроль за тем, что происходит у вас на площадке, бесспорно, нужен. Это позволит вам существенно сэкономить на возможных ошибках в будущем.

Евгений Бакунов, директор по продажам Kinnarps, рассказал о концепции Activity Based Working, которая активно набирает обороты в России. «Сейчас в подавляющем большинстве российских офисов существуют три зоны: рабочее пространство, переговорные и кофе-пойнты. При этом задачи, которые мы решаем здесь, довольно разнообразны: мы говорим по телефону, делаем отчеты, проводим встречи, считаем, пишем письма, проводим презентации и т. д. Сегодня по факту большую часть всех этих задач сотрудники пытаются решать либо на своем рабочем месте, либо в переговорных зонах. В итоге переговорных не хватает, а в openspace— очень шумно:  кто-то спонтанно совещается, кто-то проводит брейн-сторм. Как следствие, офисное пространство не позволяет сотрудникам эффективно решать свои задачи. Для того, чтобы этого не происходило, и была разработана концепция Activity Based Working - процессно-ориентированный офис, в котором предусмотрены самые разнообразные рабочие пространства, где можно работать с большей эффективностью. С появлением беспроводных технологий, смартфонов сотруднику не нужно быть привязанным к своему рабочему месту. В офисах ABW рабочие места есть, но  они не закреплены за сотрудниками, и их меньше, чем в стандартном офисе. При этом в офисе много мягких групп, зон для неформального общения, маленьких переговорных и т.д. Получается, что Activity Based Working – это большая мобильность, большие возможности для collaboration, совместной работы, эффективное использование пространства», - рассказал эксперт.

На практике доказано, что в традиционных офисах порядка 50% рабочих мест в течение дня пустует — один на встрече, другой - в переговорной, и т.д. Эти 50% - и есть тот резерв, который можно использовать под создание разнообразных рабочих зон. Но как угадать с потребностями? Сколько и каких зон будет востребовано в каждом конкретном офисе? «Для этих целей мы разработали приложение, которое способно замерять офисные потребности каждого сотрудника в той или иной компании и анализировать полученную информацию. При помощи этого приложения мы проверяем, сколько персонал тратит времени на ключевые офисные активности, сколько времени он проводит не на рабочем месте, за пределами офиса и т.д. Отсюда становится понятно, на сколько компактнее могла бы быть рабочая зона в офисе, какие другие зоны и в каком объеме могли бы здесь «работать», - подытожил Евгений Бакунов.

В рамках Admin Breakfast компанией Kinnarps была организована интерьерная экспозиция Activity Based Working, демонстрирующая ключевые принципы эффективной организации рабочего пространства. Участники мероприятия смогли познакомиться с инновационными рабочими пространствами, испробовать их на себе, задать все интересующие вопросы.